§ 1 Navn – hjemsted – formål

Skandinavisk Forening blev i sin tid stiftet for at imødekomme og bistå nordiske kunstnere med at søge inspiration i Italien. Foreningen er således upolitisk, af ubegrænset varighed og uden henblik på vinding, jf. den italienske retsplejelovs kapitel I, afsnit II samt nærværende vedtægter.
Foreningens formål:
- at huse nordiske kunstnere for at de må finde inspiration til deres arbejde,
- at udbrede den litterære, musikalske og kunstneriske kultur i al almindelighed ved at udbrede kendskabet til nordiske kunstnere i Italien,
- at øge kendskabet til den nordiske kultur gennem personlig kontakt, institutioner og foreninger,
- at fungere som mødested og samlingsplads i kulturens navn for personer fra de nordiske lande, som er bosiddende i Italien, og hvem der ellers måtte finde interesse heri.
- at vedligeholde Foreningens samling af og ejerskab over værdifulde bøger, antikviteter, møbler og kunstværker,
- i det hele taget at fremme og udvikle yderligere aktiviteter og initiativer, som har til formål at udbrede kendskabet til nordisk kultur.

Foreningen har hjemsted i Rom i Via della Lungara, 231.

§2

Foreningen agter at opfylde ovennævnte mål ved at fremme:
- kulturelle aktiviteter så som kongresser, konferencer, debatter, seminarer, filmaftener, koncerter, forelæsninger og møder
- uddannelsesaktiviteter så som sprogkurser, musikkurser, kunstkurser og oprettelse af studie- og forskningsgrupper
- forlagsvirksomhed i form af udgivelse af nyhedsbreve, af dokumenter fra seminarer samt af fuldførte studier og forskning.

§ 3
Skandinavisk Forening er åben for alle personer og institutioner, der har interesse i at være med til at bidrage til, at Foreningen opnår sine mål og i øvrigt deler Foreningens ånd og idealer.
Foreningens medlemmer udgøres af:
- almindelige medlemmer, dvs. personer eller institutioner, som forpligter sig til at betale det af Bestyrelsen fastsatte årskontingent i hele deres medlemsperiode. Almindelige medlemmer udgøres af institutioner eller fysiske personer.
- æresmedlemmer, dvs. personer, institutioner eller foreninger, som i kraft af deres arbejde eller mentale eller økonomiske støtte må have deltaget aktivt i Foreningens oprettelse. Æresmedlemmerne er fritaget for at indbetale årskontingent og udnævnes år for år af Bestyrelsen.

§ 4
Optagelse af almindelige medlemmer besluttes af Bestyrelsen på baggrund af ansøgers skriftlige anmodning til Foreningen.
§ 5
Alle medlemmer er forpligtet til at respektere bestemmelserne i nærværende vedtægter samt i eventuelle interne reglementer i henhold til de beslutninger de øverste organer har truffet. I tilfælde af, at dette ikke respekteres og foreningens formål eller formue derved skades, er det pålagt Bestyrelsen at gribe ind og iværksætte følgende sanktioner: indkaldelse, advarsel, eller udvisning fra Foreningen.
§ 6
Alle medlemmer, der overholder indbetaling af årskontingentet, har stemmeret, når vedtægterne og reglementerne skal godkendes og/ eller ændres, samt ved udpegning af Foreningens bestyrelsesmedlemmer.

§7
Foreningens økonomiske ressourcer består af:
- løsøre og fast ejendom
- tilskud
- kontingenter
- donationer og legater
- godtgørelser
- marginale aktiviteter af handelsmæssig og produktiv karakter
- enhver anden form for indtægt

Medlemmernes bidrag udgøres af det af Bestyrelsen fastsatte årlige medlemskontingent, af refusioner af udgifter fra kunststipendiater bosiddende i Foreningen, samt af eventuelle ekstraordinære indbetalinger, som Generalforsamlingen fastsætter og bestemmer beløbet for.
Pengegaver, donationer og legater modtages og accepteres af Generalforsamlingen, der vedtager, hvorledes disse skal anvendes i overensstemmelse med § 1. Refusion af udgifter fra kunststipendiaterne benyttes til Foreningens almindelige drift. Refusionens størrelse bestemmes af Bestyrelsen og godkendes af Generalforsamlingen, og den udregnes på dagsbasis.
Det er forbudt, direkte og indirekte, at uddele driftsoverskud, fonde, reserver eller kapital i løbet af Foreningens varighed, medmindre det er pålagt ved lov.

§8

Regnskabsåret starter 1. januar og ender 31. december hvert år. Bestyrelsen skal udarbejde både budgettet og årsregnskabet, der dernæst skal godkendes af Generalforsamlingen hvert år og inden april måned. Budget og årsregnskab skal være Foreningen i hænde mindst 15 dage inden generalforsamlingen for at kunne være frit tilgængeligt for alle medlemmer.

§9
Foreningens organer er som følger:
- Generalforsamlingen
- Bestyrelsen og
- Formanden

§ 10

Generalforsamlingen er det afgørende samlingspunkt, der tjener til at sikre Foreningens regelretlige drift. Den består af samtlige medlemmer, der alle har stemmeret. Der skal indkaldes til ordinær generalforsamling mindst en gang om året og til ekstraordinær generalforsamling når det er nødvendigt eller når bestyrelsen eller mindst en tiendedel af medlemmerne kræver det.
Ved den første indkaldelse både til den ordinære og ekstraordinære generalforsamling er denne gyldig, såfremt flertallet af medlemmerne er tilstede. Generalforsamlingen kan træffe gyldige beslutninger med et flertal af de fremmødte. Ved anden indkaldelse er generalforsamlingen gyldig uafhængig af antallet af fremmødte.
Medlemmerne kan repræsenteres ved fuldmagt. Hver deltager på generalforsamlingen kan højst modtage to fuldmagter.
Indkaldelsen finder sted via officiel meddelelse på Foreningens hjemsted og på Foreningens hjemmeside mindst 30 dage inden generalforsamlingen.
De beslutninger der træffes på generalforsamlingen skal offentliggøres via referatet på opslagstavlen på Foreningens hjemsted og på hjemmesiden.

§ 11

Den ordinære generalforsamling har følgende opgaver:
- At vælge 5 af bestyrelsens medlemmer blandt de navne, der er kommet generalforsamlingen i hænde mindst 15 dage inden datoen, hvor udvælgelsen skal finde sted
- At godkende budget og årsregnskab.
- At godkende det interne reglement.
Den ekstraordinære generalforsamling træffer beslutning om ændring af vedtægterne, om eventuel opløsning af foreningen, samt andre spørgsmål af særlig vigtighed og hast.
Ved åbningen af ethvert møde vælger generalforsamlingen en formand og en sekretær, som skal underskrive mødereferatet.

§ 12

Bestyrelsen består af 8 medlemmer, hvoraf 5 vælges af den ordinære generalforsamling. Disse skal helst komme fra de nordiske lande og være udvalgt blandt eksponenter inden for kulturen, erhvervslivet eller diplomatiet. De tre resterende medlemmer udgøres af en repræsentant fra en af de nordiske ambassader, en repræsentant fra et af de nordiske kulturinstitutter og en kunstnerrepræsentant udpeget af Nordisk kunstnerråd, der har hjemsted i København. Repræsentanterne fra henholdsvis ambassaderne og institutterne skal rokere indbyrdes og bør ikke på samme tid være af samme nationalitet. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når der er 4 medlemmer tilstede. Medlemmerne udfører deres arbejde gratis og sidder i 2 år ad gangen.

§ 13

Bestyrelsen er Foreningens udøvende organ. Den samles mindst to gange årligt og indkaldes med mindst to ugers varsel på en af følgende måder:
- af formanden
- på begrundet anmodning fra mindst 3 bestyrelsesmedlemmer
- på begrundet og skriftlig anmodning fra mindst 30% af medlemmerne
Bestyrelsen har alle beføjelser til ordinær og ekstraordinær administration.
Hvad angår den ordinære drift skal Bestyrelsen udføre følgende opgaver:
- klargøre de papirer, der skal fremlægges på generalforsamlingen
- Formalisere forslagene til Foreningens drift.
- Udarbejde årsregnskab som skal indeholde de enkelte udgifts- og indtægtsposter for et år.
- Udarbejde budget som, fordelt over de enkelte poster, skal indeholde forventede udgifter og indtægter hidrørende det kommende regnskabsår.
- Fastsætte beløbene for de årlige medlemskontingenter samt de beløb som de residerende kunstnere skal betale.
Såfremt Foreningens økonomi og forholdene i øvrigt tillader det kan Bestyrelsen endvidere :
- Tilknytte en kunstnerforstander som organiserer Foreningens kunstneriske og kulturelle virke samt fastsætte instrukser for denne.
- ansætte, når det er nødvendigt, en administrativ sekretær, der varetager bogføring og foreningens daglige drift samt fungerer som sekretær for Bestyrelsen.
På hvert bestyrelsesmøde skal affattes et mødereferat, som skal være tilgængeligt på foreningens opslagstavle og på hjemmesiden inden 60 dage.

§ 14
Formanden udvælges blandt bestyrelsesmedlemmerne af Bestyrelsen. Formanden sidder i 2 år og er fuldt ud tegningsberettiget for Foreningen. Formanden indkalder og leder bestyrelsen, han underskriver samtlige administrative dokumenter, som Foreningen har udarbejdet, kan åbne og lukke bank- og postkonti og indkassere. Han kan tildele medlemmerne fuldmagt til at udføre bestemte aktiviteter efter godkendelse fra Bestyrelsen.

§ 15
Der træffes beslutning om foreningens opløsning på den ekstraordinære generalforsamling. Såfremt Foreningen opløses, skal dens ejendomme overgå således:
- værdifulde kunstværker (skulpturer, malerier og antikke møbler), sjældne bøger, manuskripter og bøger af særlig værdi skal tilbagegives til de lande, de kommer fra, de tilbageblevne bøger, der udgør en del af Foreningens samling, skal doneres til et bibliotek i Skandinavien eller i Rom, som måtte have interesse i at vedligeholde en afgørende nordisk sektion, under betingelse af at en sådan sektion står til rådighed for besøgende fra nordiske lande eller andre interesserede generelt. Den økonomiske formue bør gives til et fond, der uddeler studielegater til nordiske kunstnere eller som under alle omstændigheder er til fordel for nordiske kunstnere.

§ 16
Alle valgte poster er vederlagsfri. For medlemmer, der udøver særlige aktiviteter på Foreningens vegne, tilkommer udelukkende godtgørelsen af omkostninger, der kan dokumenteres korrekt.

§ 17
For alt andet der ikke nævnes i nærværende vedtægter gælder bestemmelserne for lovgivningen i Italien inden for dette område.